Viskas, ką turite žinoti apie įmonės veiklos rodiklius (KPI)
Viskas, ką turite žinoti apie įmonės veiklos rodiklius (KPI)
Pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) – tai tam tikri matuokliai, matuojantys svarbiausius verslo veiklos objektus. KPI yra išmatuojama vertė, parodanti, kaip efektyviai įmonė siekia pagrindinių verslo tikslų pasitelkiant SEO paslaugas, Google Ads ar kita. Organizacijos naudoja KPI įvairiais lygiais, kad stebėtų našumo rodiklius. Aukšto lygio KPI gali sutelkti dėmesį į bendruosius įmonės veiklos rezultatus, o žemo lygio KPI gali sutelkti dėmesį į procesus ir darbuotojus skirtinguose departamentuose, pvz., pardavimo, rinkodaros ar klientų aptarnavimo centre.
#1: Kodėl KPI – efektyvus būdas vertinti įmonės veiklą?
Pernelyg dažnai įmonės aklai priima pramonėje naudojamus KPI ir vėliau stebisi, kodėl šie KPI neatspindi jų verslo tikslų ir neatneša jokių teigiamų rezultatų. Vienas svarbiausių, bet dažnai nepastebėtų KPI aspektų yra tas, kad jie yra tam tikra komunikacijos forma, padedanti visiems įmonės darbuotojams laikytis tų pačių taisyklių ir vadovautis geriausia praktika. KPI paverčia informaciją glausta, aiškia ir aktualia, todėl ji tampa suprantama visiems. KPI yra veiksminga priemonė, vienijanti komandas. Kalbant apie KPI formulavimo strategiją, jūsų komanda turėtų pradėti nuo pagrindų ir išsiaiškinti, kokie yra jūsų įmonės tikslai, kaip planuojate juos pasiekti ir kas bus atsakingas už plano įvykdymą. Tai turėtų būti iteracinis procesas, į kurį įeitų atsiliepimai iš analitikų, departamentų vadovų ir vadybininkų. Po šios užduoties geriau suprasite, kokie verslo procesai turi būti matuojami naudojant KPI informacijos suvestinę ir su kuria informacija turėtų būti dalijamasi.
#2: Kaip apibrėžti jūsų KPI?
Pagrindinių veiklos rodiklių apibrėžimas yra dažnai paini užduotis. Svarbiausias žodis šioje sąvokoje yra „pagrindinis“, nes kiekvienas KPI turėtų būti susietas su konkrečiu verslo rezultatu ir veiklos rodikliu. KPI dažnai painiojamas su verslo metrikomis. Nors abu yra labai panašūs, KPI turi būti apibrėžti pagal svarbiausius arba pagrindinius verslo tikslus. Apibrėžiant KPI, atsakykite sau į šiuos klausimus:
1) Koks jūsų siekiamas rezultatas?
2) Kodėl šis rezultatas yra svarbus?
3) Kaip ketinate įvertinti progresą?
4) Kaip galite paveikti rezultatą?
5) Kas yra atsakingas už verslo rezultatus?
6) Kaip jūs žinosite, kad pasiekėte savo rezultatus?
7) Kaip dažnai tikrinsite progresą?
Sakykime, jūs išsikėlėte tikslą per šiuos metus padidinti pardavimų pajamas. Jūs tikslą pavadinate „pardavimų augimo KPI”. Štai kaip siūlome apibrėžti šį rodiklį:
1) Šiemet padidinti pardavimo pajamas 20%
2) Šio tikslo pasiekimas pavers verslą pelningu
3) Progresas bus vertinamas kaip pajamų, išmatuotų eurais, padidėjimas
4) Įdarbindami papildomus pardavėjus, skatindami esamus klientus pirkti daugiau produktų
5) Už šį rodiklį bus atsakingas vyriausiasis pardavimų vadybininkas
6) Šiais metais pajamos padidės 20%
7) Bus peržiūrima kiekvieną mėnesį
#3: Kas yra SMART KPI?
Vienas iš būdų įvertinti veiklos rodiklio tinkamumą yra SMART kriterijus. SMART akronimo raidės išvertus iš anglų kalbos reiškia šiuos žodžius: konkretus, išmatuojamas, pasiekiamas, reikšmingas, apribotas laiko. Kitaip tariant, būkite tikri, kad turite atsakymą kiekvienam iš šių klausimų:
Ar jūsų tikslas yra konkretus?
Ar galite įvertinti progresą siekiant šio tikslo?
Ar tikslas realiai pasiekiamas?
Ar šis tikslas yra pakankamai reikšmingas įmonei?
Koks šio tikslo įgyvendinimo laikotarpis?
#4: KPI SMARTER
SMART kriterijai gali būti dar labiau išplėsti iki SMARTER, pridedant evaluate (liet. vertinimas) ir reevaluate (liet. pakartotinis vertinimas). Šie du žingsniai yra labai svarbūs, nes jie užtikrina nuolatinį jūsų KPI vertinimą bei reikšmingumą. Pvz., jei viršijote dabartinių metų pajamų tikslą, turėtumėte nustatyti, ar tai įvyko todėl, kad nustatėte tikslą per lengvą ar tai įvyko dėl kitų faktorių įtakos.
#5: Kaip rašyti ir plėtoti KPI?
Rašant ar kuriant KPI, turite apsvarstyti, kaip šie KPI yra susiję su konkrečiu verslo rezultatu ar tikslu. KPI turi būti pritaikyti prie jūsų verslo padėties ir padėti pasiekti tikslus.
Rekomenduojame kuriant KPI atlikti šiuos žingsnius:
I. Parašykite aiškų savo KPI tikslą
Aiškaus tikslo įvardijimas KPI yra vienas iš svarbiausių – jei ne svarbiausių – KPI kūrimo dalių. KPI turi būti glaudžiai susiję su pagrindiniu verslo tikslu. Tai ne tik verslo tikslas, tai yra neatsiejama sėkmingos veiklos dalis. Priešingu atveju, dirbate ties ambicijomis, kurios neturi svarios įtakos jūsų įmonei. Juk niekas nenori veltui švaistyti laiką, pinigus ir kitus išteklius, kurie galėtų būti investuoti kitur. Patartina rašant KPI tikslą negalvoti apie sausus skaičius. Jie turėtų išreikšti kažką strategiško apie organizacijos planus. Galima daug sužinoti apie įmonės verslo modelį, tiesiog žiūrėdami į jų KPI. Tačiau neapibrėžus aiškaus tikslo, visa kita neteks prasmės.
II. Pasidalinkite savo KPI su visa organizacija
Jūsų KPI yra nenaudingi, jei jie nėra tinkamai paaiškinti kitiems. Kaip jūsų darbuotojai – žmonės, kuriems pavedate atlikti savo viziją, gali būti motyvuoti siekti tikslų, jei jie nežino, kokie jie yra? Gali būti dar blogiau: nesidalijimas KPI kelia riziką, jog jūsų darbuotojai ir kiti suinteresuotieji subjektai, kurie negali matyti jūsų organizacijos vadovavimo krypties, gali nusivilti ir atitolti nuo įmonės šerdies. Tačiau ne mažiau svarbu, kaip jūs visa tai pateikiate kitiems. KPI reikalingas kontekstas, kad būtų veiksmingas. Tai gali būti pasiekta tik tuo atveju, jei paaiškinate ne tik tai, ką matuojate, bet ir kodėl tai matuojate. Priešingu atveju jie yra tik skaičiai ekrane, kurie neturi jokios reikšmės jums ar jūsų darbuotojams.
Paaiškinkite savo darbuotojams, kodėl jums tai svarbu. Atsakykite į klausimus, kodėl nusprendėte dėl vieno ar kito KPI. Ir svarbiausia iš visų – klausykitės. KPI nėra 100% neklystantys. Jie taip pat nebūtinai bus akivaizdūs visiems dalyviams. Klausykite darbuotojų, ir tai padės jums nustatyti, kaip tinkamai ir išsamiai jiems buvo leista susipažinti su organizacijos pagrindiniais tikslais. Tarkime, jūs gaunate daugybę klausimų, kodėl pelnas nėra įtrauktas į KPI. Natūralu, jei tokie klausimai kyla darbuotojams. Galų gale, pinigai yra esminė bet kokio verslo dalis. Bet galbūt pajamos tam tikram periodui nėra aukščiausias prioritetas. Galbūt kai kuriems tuo momentu svarbiau ieškoti didelių investicijų moksliniams tyrimams ir technologinei plėtrai. Iš esmės tokių klausimų gavimas yra ženklas, jog nepakankamai suteikėte informacijos darbuotojams apie KPI bei strateginius tikslus. Be to, galbūt jie turi gerų idėjų ir pasiūlymų, kaip pagerinti KPI.
III. Kas savaitę arba kas mėnesį peržiūrėkite KPI
Reguliarus KPI tikrinimas yra esminis priežiūros ir vystymosi užtikrinimo būdas. Akivaizdu, kad jūsų progreso stebėsena dirbant su KPI yra būtinybė, bet ne mažiau svarbu stebėti savo pažangą, kad galėtumėte įvertinti, kaip sėkmingai kuriate KPI.
Ne visi KPI yra sėkmingi. Kartais taip nutinka, nes žmonės išsikelia pernelyg nerealistiškus tikslus (daugiau apie tai toliau). Kai kurie rodikliai visai netinkami proceso stebėjimui. Tik reguliariai tikrindami galite nuspręsti, ar laikas keisti KPI.
- Įsitikinkite, kad rodikliai veikiantys
Įsitikinti galite remiantis šiais penkiais žingsniais:
Peržiūrėkite verslo tikslus
Analizuokite dabartinį našumą
Nustatykite trumpalaikius ir ilgalaikius KPI tikslus
Peržiūrėkite savo komandos tikslus
Peržiūrėkite progresą dar kartą
Rekomenduojame skirti dėmesį trumpalaikių ir ilgalaikių tikslų kūrimui. Kai apsibrėšite ilgalaikį tikslą ateičiai (pavyzdžiui, artimiausiui pusmečiui ar metams), tuomet galite suplanuoti etapus, per kuriuos sieksite trumpalaikius tikslus. Tarkime, pirmąjį metų ketvirtį norite užregistruoti 1500 naujienlaiškių abonentų. Norėsite nustatyti mėnesininius, ar net savaitės užregistruotų abonentų kiekį. Tokiu būdu galėsite nuolat persvarstyti ir keisti kursą, kaip reikia.
Galite suskirstyti tikslus vienodai kiekvienam mėnesiui. Šiuo atveju, pavyzdžiui, tai būtų 500 prenumeratų sausio mėn., 500 vasario mėn. bei 500 kovo mėnesį. Sausio ir kovo mėnesiais yra daugiau dienų nei vasario mėn., todėl galbūt norėsite šiems mėnesiams nustatyti 600 prenumeratų tikslą. Taigi, kad ir kokie tikslai būtų, išskaidykite juos į trumpalaikius periodus.
V. Pakeiskite savo KPI, kad atitiktų besikeičiančius įmonės poreikius
KPI, kurie niekada neatnaujinami, gali greitai pasenti. Tarkime, pavyzdžiui, kad jūsų įmonė neseniai pradėjo naują produktų liniją arba išplėtė rinką į užsienį. Jei neatnaujinsite savo KPI, jūsų komanda ir toliau vykdys tikslus, kurie nebūtinai užfiksuoja taktinės ar strateginės krypties pokyčius. Remdamiesi savo rezultatais, galite galvoti, kad ir toliau dirbate sėkmingai, nors realybėje gali būti priešingai. Jei periodiškai tikrinsite KPI, jūs laiku pastebėsite reikalingus pokyčius ir nepakenksite visai KPI kampanijai.
IV. Įsitikinkite, ar KPI yra pasiekiamas
Svarbu nustatyti realius, pasiekiamus įmonės tikslus. Pernelyg aukštai iškeltas tikslas kelia pavojų, kad jūsų komanda pasiduos dar prieš pradedant. Jei apsibrėšite pernelyg žemus tikslus, greitai nežinosite, ką daryti toliau, kai įvykdysite kelių mėnesių ar metinį iššūkį.
Būtina atlikti dabartinės veiklos analizę. Kitu atveju jūs nepagrįstai sieksite skaičių, nepagrįstų realybe. Jūsų dabartinio darbo rezultatai taip pat yra geras indikatorius sprendžiant, kuriose srityse dar reikia tobulėti. Pradėkite įsisavinti jau surinktus duomenis, kad įvertintumėte praeityje įvykdytus darbus. Tokie įrankiai, kaip „Google Analytics“, tam puikiai tinka, tačiau yra ir kitų priemonių, kurios stebi pajamų ir bendrojo pelno augimą.
VII. Jei yra poreikis, atnaujinkite savo KPI tikslus
KPI nėra statiški – jiems reikia tobulėti, atsinaujinti ir keistis. Jei nuo pat pradžių nesirūpinsite KPI, rizikuojate švaisyti laiką tikslams, nebetinkantiems jūsų verslui. Išsiugdykite įprotį ne tik tikrinti indeksus, kad pasižiūrėtumėte, kaip jums sekasi, bet ir pasukti galvą, kaip juos patikslinti. Žmogui, kuris nėra susidūręs su šia patirtimi, visas procesas atrodo varginantis, bet neskubėkite daryti išvadų. Kelis kartus perėję perėję šį procesą, ateityje bus žymiai lengviau.
VIII. Apibendrinimui
KPI iš esmės yra nepakeičiama priemonė, skirta įvertinti jūsų verslo sėkmę ir atlikti reikiamus koregavimus, kad veikla būtų pelninga. Tačiau atskiri KPI yra riboto efektyvumo, o svarbiausia bet kurio rodiklio savybė – nauda ir efektyvumas. Jei vienas jūsų rodiklių nepasižymi šiomis savybėmis, turėtumėte nedvejodami jį išmesti ir pradėti dirbti su naujais, kurie geriau atitiktų pagrindinius verslo planus.
#6: Patarimai, kuriais verta pasinaudoti kuriant pagrindines veiklos priemones:
Turėkite strategiją
Būkite lengvai suprantami
Laiku ir tiksliai reaguokite
Apmąstykite „verslo procesą“, t.y. tiek tiekėjas, tiek klientas turėtų dalyvauti rengiant rodiklius
Būkite susiję su konkrečiais tikslais
Būkite aktualūs
Būkite uždaro valdymo ciklo dalis
Būkite aiškiai apibrėžti
Kurkite vizualinį poveikį
Skirkite dėmesį tobulinimui
Būkite nuoseklūs
Pateikite greitą grįžtamąjį ryšį
Turėkite aiškų tikslą
Būkite pagrįsti aiškiai apibrėžta formule ir duomenų šaltiniu
Remkitės racionaliais, o ne absoliučiais skaičiais
Pateikite paprastą, nuoseklų formatą
Sekite tendencijas
Pateikite informaciją
Būkite objektyvūs, o ne pagrįsti asmenine nuomone
#7: 3 būdai, kuriais KPI gali padėti suvienyti komandą:
Verslo pasaulyje populiaru teigti, kad pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) yra vienintelė „organizacinių lyderių“ kompetencija: vadovų, prezidentų, valdybos narių ir kitų žmonių, užimančių aukštas pozicijas. Bet tai netiesa.
KPI pagrindinės metrikos, apibrėžiančios strateginę sėkmę ir vertinančios sritis, kurioms gali prireikti tobulinimo, yra pagrindinė priemonė, padedanti plėtoti komandą ir pasiekti aukštos kokybės organizacijos rezultatus. Jie gali netgi pasiūlyti novatorišką išeitį, susijusią su mažu darbuotojų įsitraukimu į visą procesą.
Darbuotojų įsitraukimo problema
Darbuotojų aktyvus įsitraukimas į įmonės veiklą yra problema, su kuria susiduria daugelis įmonių. Remiantis statistika, tik apie 33 proc. JAV (ir 15 proc. visame pasaulyje) save apibūdina kaip „dalyvaujantys, entuziastingi ir įsipareigoję savo darbui ir darbovietei“. Tai iš esmės daro įtaką daugelio įmonių pelnui. Jau ištirta, jog organizacijos, kuriose darbuotojai entuziastingai įsitraukę į įmonės veiklą, vidutiniškai turi 20 proc. didesnį pelną.
Kaip įtraukti darbuotojus?
Darbuotojų dalyvavimas šiandien yra viena iš mažiausiai suprastų verslo pasaulio koncepcijų. Šiandien dauguma įmonių vadovų susiduria su iššūkiais, susijusiais su nuolat augančiais darbuotojų lūkesčiais. Darbuotojai yra mobilesni nei bet kada anksčiau, judantys tarp darbo vietų tokiu tempu, koks būtų neįmanomas prieš kelis dešimtmečius, bei puikiai išmanantys darbo kultūros ir kitus susijusius aspektus. Žinoma, galima „papirkti” darbuotojus pramogomis pertraukų metu, tačiau tai laikinas efektas. Tačiau viena iš sričių, kuriai turėtų būti skiriama daugiau dėmesio, yra darbuotojų informavimas apie organizacijos tikslą ir įtraukti juos į organizacijos vystymą.
Darbuotojų suvienijimas jūsų organizacijos tikslui
Yra vienas pavyzdys iš istorijos, kuris vaizdžiai parodo, kaip žmogus gali susitapatinti su įmone ir jaustis jos dalimi. Jis susijęs su JAV prezidento Džonio F. Kenedžio apsilankymu NASA būstinėje 1960-aisiais. Prezidentas kreipėsi į sargą, plaunantį grindis, ir paklausė, koks jo vaidmuo šioje svarbioje įstaigoje. „Pone Prezidente,-atsakė jis.- „Aš padedu žmogui pakilti į mėnulį“. Šis atsakymas dažnai laikomas darbuotojo įsitraukimo maksimumu. Kiekvienas darbdavys svajoja apie tokį ryšį tarp įmonės tikslo ir darbuotojo entuziazmo.
Be abejo, tai susiję su jūsų organizacijos misijos apibrėžimu. Pasakyti, jog pagrindinis tikslas yra uždirbti pinigų – nepakanka. Jei norite įdiegti darbuotojui entuziazmo, jums reikia sugalvoti kilnesnį tikslą, motyvuojantį darbuotojus dirbti jums, nesvarbu, kokias pareigas jie užima. Kiekvienas darbuotojas turėtų jausti, kad jo darbas yra prasmingas ir yra svarus indėlis siekiant užsibrėžto tikslo kartu.
Strateginis KPI kūrimo pranašumas
Paklauskite bet kurio darbuotojo, kodėl jie nesijaučia atliekantys svarbų darbą, ir tikriausiai sulauksite vieną iš šių atsakymų:
1) Jie nejaučia ryšio su įmone bei jos siekiamu tikslu;
2) Jie nemato, kaip jų pastangos ir veikla gali turėti poveikį tikslo siekimui;
3) Jie nesupranta organizacijos strateginės krypties.
Tam tikra prasme tai skirtingos problemos. Tačiau jas vienija bendros priežastys: prasta komunikacija apie strategiją tarp vadovybės ir žemesnio lygio darbuotojų. KPI padeda išspręsti šią problemą. KPI savo pobūdžiu yra strateginiai, kadangi jie skiriasi nuo metrikų, jie padeda įmonėms iš tikrųjų sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu. Ne viskas gali būti KPI. KPI verčia jus sutelkti dėmesį į tuos rodiklius, kurie iš tikrųjų pabrėžia jūsų organizacijos galutinius tikslus.
KPI verčia organizaciją ne tik išbandyti, bet ir nuspręsti, kokia yra jų strategija. Jie parodo darbuotojams vadovybės prioritetus. Pvz.: mažai tikėtina, kad labdaros organizacijai pelnas būtų laikomas KPI. Kodėl? Nes labdara yra labdara – ji egzistuoja tam, kad siektų kilnesnių tikslų. Tokia organizacija būtų daug labiau susirūpinusi investicijomis į mokslinius tyrimus, ar galbūt į įstatymus, kuriuos jie norėtų keisti. Argi nebūtų malonu, jei jūsų darbuotojai aiškiai tikėtų tikslais, vardan kurių dirba?
KPI vaidmuo darbuotojų įsitraukime
Trys pagrindiniai efektai, kuriuos nulemia KPI darbuotojų įsitraukimo aspekte:
1) Darbuotojai vadovaujasi ta pačia vizija. Viena problema, su kuria nuolat susiduria komandos kūrėjai, yra poreikis suburti skirtingus organizacijos elementus ir sutelkti visų dėmesį į pagrindinius tikslus. Pardavimų vadybininkai yra susirūpinę dėl naujų klientų pritraukimo; produktų kūrėjai yra orientuoti į naujausias technologijas ir produkto pateikimu rinkai; žmogiškųjų išteklių komanda rūpinasi darbuotojais ir darbo vietos palaikymu.
Kai kurie KPI gali padėti visas komandas suvienyti sutelkdami dėmesį į pagrindinius rodiklius, kurios iš tikrųjų pabrėžia verslo sėkmę. Demonstruojant KPI darbuotojams, jie mato, kokį vaidmenį jų darbas ir pastangos atlieka bei kokią įtaką turi įmonės rezultatams.
2) Padeda sukurti ryšį tarp darbuotojų ir organizacijos tikslų. KPI yra puikus būdas bendrauti su savo darbuotojais. Jie padeda susigaudyti chaotiškoje, persipynusioje įmonės organizacijoje ir suvienyti juos su jūsų organizacijos galutiniais tikslais. Daugelis iš mūsų tai patyrė. Mes dirbame apriboti savo srities ir skriame visą dėmesį tik mums pavestoms konkrečioms užduotims, kartais nesuprasdami, kodėl darome būtent tai, ką darome.
Tad nenuostabu, kodėl darbuotojų įsitraukimo problema yra aktuali. KPI padeda sumažinti šią sumaištį. Jis padeda sutvarkyti šį chaosą ir sudėlioja viską aiškiai į vietas.
3) KPI padeda efektyviau vykdyti planus. Mikrovaldymas sukelia daug problemų darbuotojų moralei. Tačiau vienas iš blogiausių jo bruožų yra tai, kad jis stabdo darbuotojų kūrybiškumą. Įsivaizduokite, kad esate vadybininkas, atsakingas už naujo produkto pristatymą. Norite, kad jūsų idėjoms pritartų, bet yra didelis skirtumas tarp konkrečių skaičių pateikimo komandai ir išsamaus aiškinimo, kaip atrodytų internetinė svetainė, kokius rinkodaros kanalus norite naudoti ir netgi kada siųsti socialinės žiniasklaidos žinutes.
Kai kurie vadovai turbūt mano, kad jie tiesiog atlieka savo darbą arba netgi padeda darbuotojams pateikdami šiuos „pasiūlymus“. Iš tikrųjų, šie „pasiūlymai“ tik demotyvuoja juos mąstyti kūrybiškai ar netgi juos erzina. Žinoma, niekas nesitiki, jog darbuotojams bus patikėta visiška laisvė, tačiau yra ryški riba tarp tikslo komunikavimo ir nurodymų, kaip juos pasiekti. Tuo tarpu KPI pasitelkimas leidžia ne tik iškelti lūkesčius, bet ir palikti laisvės komandos darbo kūrybiškumui ir išradingumui.
Kaip KPI lemia neįtikėtiną darbuotojų įsitraukimo lygį?
Norite didesnio darbuotojų įsitraukimo? Pakvieskite juos į diskusiją apie galimus įmonės KPI. Tai garantuoja keletą privalumų, įskaitant:
1) Diskusija kartu padeda rasti strateginę kryptį. Jūs nustebsite, kiek mažai įmonių geba aiškiai ir išsamiai formuluoti savo strateginę kryptį. Vietoj to, darbuotojai, įskaitant ir gana aukštus vadovus, paliekami savarankiškai aiškintis. Užsidirbti pinigų? Daugiau parduoti? Toks požiūris yra nenaudingas abiems pusėms.
2) Tai leidžia pamatyti, kaip KPI susietas su strateginiais tikslais. Pateikti komandai KPI ir sakyti „pasiekite šiuos tikslus“ yra bloga komunikacija. Be konteksto, KPI yra tik beprasmiškas skaičių kratinys.
3) Tai teigiamai veikia darbuotojus – jie mėgsta būti išklausyti!
#8: Ar KPI vis dar aktualūs?
KPI daugeliui dažnai kelia neigiamas asociacijas. Deja, bet daugelis verslininkų pradeda matyti KPI kaip pasenusią praktiką. Tačiau problema ne pačiame KPI, o praktikoje ir prastame pateikime. KPI vertė priklauso tik nuo jūsų, kiek pastangų jiems įdedate. Pagrindiniams veiklos rodikliams reikia laiko, pastangų ir darbuotojų įsitraukimo, kad jie pateisintų lūkesčius. Taigi, efektyvumas priklauso tik nuo jūsų rankų.
Pagrindinių organizacijos veiklos rodiklių nustatymas paprastai vyksta strateginio planavimo etapo metu, nesvarbu, ar tai darote kasmet, kas ketvirtį ar net dažniau, tikslas yra užtikrinti, kad visa organizacija būtų suderinta su tais pačiais tikslais. Įsivaizduokite didelę valtį su dešimčia žmonių. Jei 3 žmonės mano, kad valtis suką į kairę, kiti 5 žmonės galvoja, kad valtis suka dešinėn, o 2 žmonės mano, kad valtis ketina apsisukti. Kas atsitiks su valtimi? Valtis pradės suktis aplink. Todėl svarbu, kad tiek įmonės vadovai, tiek likusi komanda žinotų teisingą tikslo kryptį ir judėtų vienoda kryptimi, o ne stovėtų vietoje.
#9: Pagrindinių veiklos rodiklių pritaikymas praktikoje
Taigi, nustatėte KPI rodiklius. Ką daryti dabar?
I. KPI ataskaita
Nesvarbu, ar pateikiate KPI ataskaitą kasdien, kas savaitę, kas mėnesį, kas ketvirtį ar kas metus, geros KPI ataskaitos platformos sukūrimas yra raktas į jūsų sėkmę. „Klipfolio“ prietaisų skydelių platformoje stebime keletą KPI, bet tada giliau stebime visas priemones ir veiklą, galinčią turėti įtakos KPI. Pavyzdžiui, jei stebime mėnesines pasikartojančias pajamas (MRR), mes žinome, kad kokybės srautas, pradėtas bandymų skaičius, sėkmingų stendų skaičius ir daugelis kitų priemonių turės įtakos MRR sėkmei. Tad stebėti rodiklius skydelių platformoje išties rekomenduojama, kad žinotumėte, jog produkto bandymų pradžia vyksta sklandžiai ir realiu laiku.
II. KPI prietaisų skydas (angl. dashboard)
Kadangi KPI šiandien prietaisų skydai tampa vis labiau paplitę sparčiai besikeičiančiose įmonėse, pvz., SaaS ir įmonėse, veikiančiose debesų kompiuterijos pagrindu, jie reprezentuoja vartotojams pritaikytą formatą, leidžiantį jiems peržiūrėti savo duomenis realiu laiku, o ataskaitos yra tam tikra momentinė vizuali medžiaga.
Vienas iš dažniausiai naudojamų KPI prietaisų skydelio įrankių atvejų yra startupai, kurie dalijasi pagrindinėmis organizacinėmis veiklos priemonėmis, siekdami suvienyti darbuotojus. Jų biuruose dažnai galima pamatyti TV ekranus, rodančius rezultatus realiu laiku.
III. O kaipgi su pagrindinėmis verslo veiklos matavimo priemonėmis?
Jei pagrindiniai veiklos rodikliai yra svarbiausi jūsų verslo tikslai, kaip juos pritaikote realybėje? „Wikipedia“ našumo matavimo priemones aiškina taip: „Veiklos matavimas yra informacijos, susijusios su asmens, grupės, organizacijos, sistemos ar komponento veikla, rinkimo, analizavimo ir (arba) ataskaitų teikimo procesas“. Todėl verslo našumo matavimo priemonės gali būti traktuojamos kaip būdai įvertinti veiksmo ar rezultato, kuris daro įtaką jūsų veiklos rodikliams, efektyvumą. Prieš pasirinkdami ir apibrėždami verslo veiklos rezultatus, vadovai ir vadybininkai turi žinoti, kaip juos rašyti. Šia tema yra daugybė puikios akademinės literatūros.
#10: Dažniausiai užduodami klausimai apie KPI
1. Kas yra KPI?
KPI yra išmatuojama vertė, parodanti, kaip efektyviai įmonė siekia pagrindinių verslo tikslų.
2. Kam naudojamas KPI?
KPI naudoja fiziniai asmenys, įmonės bei įvairios organizacijos. Aukšto lygio KPI gali sutelkti dėmesį į bendruosius įmonės veiklos rezultatus, o žemo lygio KPI gali sutelkti dėmesį į departamentų procesus.
3. Kaip sukurti KPI?
Rekomenduojame taikyti SMARTER metodą. Kaip jau minėjome, SMARTER reiškia: konkretus, išmatuojamas, pasiekiamas, reikšmingas, riboto laikotarpio. Kitaip tariant, būkite tikri, kad turite atsakymą kiekvienam iš šių klausimų:
Ar jūsų tikslas yra konkretus?
Ar galite įvertinti progresą siekiant šio tikslo?
Ar tikslas realiai pasiekiamas?
Kiek svarbus jūsų organizacijos tikslas?
Koks yra šio tikslo įgyvendinimo laikotarpis?
4. Kas nustato KPI?
Trumpas atsakymas: bet kas. KPI naudoja asmenys, pavyzdžiui, siekdami su sveikata susijusių tikslų, o įmonės naudoja siekdami verslo tikslų.
Įmonėse paprastai kiekvienas departamentas turi savo KPI (pvz., rinkodaros, pardavimo ir klientų aptarnavimo). Šiuos KPI dažnai nustato departamentų vadovai, o vadybininkai užtikrina, kad komanda dirba tinkamai vardan tų tikslų. Tada yra bendri KPI, kuriuos paprastai nustato organizacijos vadovas ir vykdomoji komanda. Departamento KPI turėtų būti sukurta taip, kad jų rezultatas lemtų bendrą KPI.
5. Kaip sukurti KPI?
Tarkime, jūs užsiimate knygų pardavimo verslu ir jūsų bendras tikslas yra padidinti šių metų knygų pardavimus. Šį KPI pavadinsite savo knygų pardavimo KPI. Štai kaip galite jį apibrėžti:
Koks tikslas: šiais metais padidinti knygų pardavimą 15%.
Kodėl: pasiekus šį tikslą galėsite pasamdyti kitą darbuotoją.
Priemonė: pažanga bus vertinama kaip parduotų knygų skaičiaus ir dėl to gautų pajamų padidėjimas.
Kaip: pritraukti daugiau skaitytojų internetiniame tinklaraštyje, kuriame daugiausia dėmesio skiriama temoms, susijusioms su mūsų leidybos niša.
Kas: Turinio rinkodaros vadovas bus atsakingas už šį KPI.
Rezultatas: šiemet knygų pardavimas padidės 15%.
Kada: KPI pažanga bus peržiūrima kas mėnesį.
6. Kurį KPI turėčiau naudoti?
Nėra tokio dalyko kaip „geriausias KPI“. Yra tik geriausias jūsų konkrečių tikslų KPI. Nustatykite, kokie tikslai jums, jūsų komandai ir (arba) jūsų bendrovei yra svarbiausi, ir atlikite SMARTER klausimyno testą, pateiktame 4 klausime.
7. Kada turėčiau naudoti KPI?
Naudokite KPI, kai reikia pasiekti tam tikrą tikslą per numatytą laiko periodą.
8. Kodėl turėčiau peržiūrėti KPI?
Laikui bėgant tikslai gali keistis, o našumas ir pažanga siekiant šių tikslų tikrai keisis. Taigi, kelių mėnesių KPI gali prarasti savo aktualumą. Štai kodėl svarbu nepamiršti reguliariai tikrinti KPI.
9. Kada turėčiau peržiūrėti KPI?
KPI turėtų būti peržiūrimi vietose, susijusiose su paskutiniu metu nubrėžtu tikslu. Naudodamiesi pavyzdžiu 6 klausime nustatėme, kad tikslas turėtų būti pasiektas per vienerius metus. Taigi peržiūra gali būti kas mėnesį, jei pakanka laiko pažangai įvertinti.
10. Kaip pateikti KPI rezultatus?
KPI ataskaita yra pristatymas, kuriame apibendrinama jūsų dabartinė veikla, palyginti su jūsų tikslais. Ji gali būti pateikiama įvairiais būdais, pradedant skaičiuoklėmis ir skaidrių lentomis, iki oficialių rašytinių ataskaitų ir, kaip rekomenduojame, remiantis prietaisų skydeliais. Tradiciškai KPI ataskaitos rengiamos kas ketvirtį. Tačiau, atsižvelgiant į tai, kaip šios ataskaitos yra išsamios, galbūt norėsite sukurti KPI ataskaitą kiekvieną kartą, kai atliksite KPI peržiūrą.
11. Kiek KPI turėčiau stebėti?
Mūsų patirtimi, kuo mažiau, tuo geriau. Tyrimai rodo, kad 3-5 rodikliai yra efektyviausias KPI skaičius.
12. Kodėl svarbūs KPI?
Tikslų siekimas priklauso nuo tikslaus ir nuoseklaus rezultatų pateikimo. KPI yra svarbūs, nes jie tarnauja kaip orientyrai, kad galėtumėte būti ten, kur norite.
13. Kokios įmonės naudoja KPI?
Visos organizacijos, neatsižvelgiant į jų dydį ir sektorių, turinčios tikslą ir matančios strategijos kūrimo svarbą.
14. Kas yra KPI prietaisų skydelis?
KPI prietaisų skydelis sukuria realaus laiko vizualizaciją (mobiliajame telefone, darbalaukyje ar prie sienos pritvirtintame televizoriuje) jūsų pasirinktuose KPI. Geriausi KPI prietaisų skydai yra pritaikomi, kad galėtumėte, be kitų dalykų, keisti spalvas, organizuoti savo KPI ir matyti savo progresą vienu žvilgsniu.